چگونگی هدف گذاری و رسیدن به آن
شما به عنوان مدیر پروژه کارهای زیادی را باید انجام دهید و معمولا زمان کافی برای انجام تمام آنها را ندارید. با توجه به این موضوع اگر می خواهید موفق شوید می بایست بسیار متمرکز باشید. یکی از بهترین راه های تمرکز قرار دادن سه هدف اصلی برای پروژه و کار کردن شدید در جهت تحقق آن اهداف می باشد. در ادامه به روش شناسائی این اهداف می پردازیم:
مرحله 1 : شناسائی نکات مهم (Identify what's important)
در پروژه همه چیز دارای اولویت بندی می باشد. در نتیجه شما باید با حامی پروژه خود بنشینید و شناسائی کنید که دقیقا چه چیزی برای حصول توسط پروژه دارای اهمیت می باشد. برای این موضوع سوالاتی مثل"سه موضوع حیاتی که باید در پروژه مورد توجه قرار گیرد، چیست؟" را مطرح کنید. این سه موضوع ممکن است شامل "تحویل در زمان، مطابق بودجه و بر طبق مشخصات" و یا سه نوع سود اصلی کسب و کار باشد.
مرحله 2 : قراردادن آنها به عنوان هدف (Set them as goals)
حال این سه عامل شناسائی شده را به عنوان اهداف پروژه قرار دهید و به یاد داشته باشید که آنها را به صورت هوشمندانه، ویژه، قابل اندازه گیری، قابل دست یافتن، واقعی و در محدوده زمانی(Smart- Specific- Measurable- Attainable- Realistic and Timly) تعریف کنید.
حال چرا فقط سه هدف را انتخاب می کنیم؟ جواب بسیار ساده است. با توجه به تمام مسائلی که در طول پروژه پیش خواهد آمد، شما فقط سه هدف را میتوانید به خاطر داشته باشید و مسائل را با آن مقایسه کنید. که البته این یک دلیل اصلی برای تعریف هدف به صورت ساده و کوتاه برای پروژه است. اگر شما اهداف زیاد و یا طولانی را تصویب کنید احتمالا پس از چند هفته آنها را فراموش خواهید کرد و رسیدن به آن بسیار مشکل تر می شود.
مرحله 3 : اطلاع رسانی آنها (Communicate them)
اهداف جدید را پرینت کنید و آنها را روی دیوار در روبروی خود قرار دهید. سپس تیم خود را برای ناهار دعوت کنید و اهداف را برای آنها تشریح کنید و برای آنها شرح دهید که چرا این اهداف برای دست یابی مهم هستند.
سپس به سایر ذینفعان شامل پیمانکاران، تامین کنندگان و سایر کسانی که ممکن است درگیر با پروژه باشند، در مورد آنها توضیح دهید. مطمئن شوید که تمام ذی نفعان از کاری که باید اتفاق بیافتد و زمان آن آگاهی دارند. در این هنگام شما همه در یک جهت قرار دارید و برای هدف یکسانی تلاش می کنید.
مرحله 4 : تدوین برنامه اقدامات (Set an Action Plan)
داشتن اهداف پیش روی به شما کمک می کند ولی شما باید در مورد آن به صورت جدی تر و با داشتن برنامه اقدامات برای رسیدن به آن اهداف عمل کنید. برای این کار، برنامه پروژه را مرور کنید و فعالیت هائی که به طور خاص به شما در رسیدن به سه هدف اصلی کمک می کند را شناسائی کنید. این فعالیت ها اکنون فعالیت های با اولویت بالا هستند و در کنار هم برنامه اقدامات شما را تشکیل می دهند.
بهترین منابع خود را برای این فعالیت های با اولویت بالا تخصیص دهید و مطمئین شوید آنها تمام الزامات لازم برای اجرای آن را در اختیار دارند.
مرحله 5 : پیگیری مداوم پیشرفت (Keep an Eye on Progress)
به عنوان مدیر پروژه، شما نمی توانید همه چیز را ببینید. پس فقط بر فعالیت های با اولویت بالا تمرکز کنید. پیشرفت آنها را به صورت روزانه پیگیری کنید. مسائل و مباحثی که از آنها ناشی می شود را در حداقل زمان ممکن حل کنید. شخصا به آنها سرکشی کنید. اگر آنها از مسیر منحرف شده اند ، اقدامات مقتضی را انجام دهید تا آنها را به مسیر بازگردانید. همه این موارد را با قدرت خود انجام دهید و مطمئن شوید که این فعالیت های با اولویت بالا در زمان مناسب به پایان می رسند و شما به سه هدف اصلی خود می رسید و پروژه را به موفقیت می رسانید.