چگونگی آغاز موفق پروژه

آیا می دانید بسیاری از پروژه ها قبل از برنامه ریزی تفصیلی عقیم می مانند. دلیل اصلی این موضوع این است که آنها را به خوبی تعریف و تعیین محدوده نکرده ایم و نتیجتاً حمایت و ضنانت های لازم برای موفقیت آنرا نداریم. برای آغاز موفق یک پروژه می بایست 6 مرحله زیر را طی کنید.
1- تدوین مورد تجاری(Develop a Business Case)
اولین قدم در شروع یک پروژه جدید تدوین مورد تجاری جامع است. مورد تجاری به تشریح مشکل یا فرصت تجاری مورد که باید توسط پروژه به سود یا منفعت تبدیل شود و راه حل های موجود می پردازد. هزینه ها و سود های مرتبط با هر آلترناتیو در مورد کاوی تجاری تشریح می شود. مورد کاوی تجاری مبنا و پایه ای برای پروژه است و به طور کامل دلایل ایجاد پروژه و منافع کلیدی حاصل از آن را مستند می کند. قبل از تزریق بودجه پروژه، باید مورد کاوی تجاری به تایید رسمی حامی پروژه برسد. در این مرحله دقت برآورد های شما %50± می باشد.
2- اجرای مطالعه امکان سنجی(Undertake a Feasibility Study)
مطالعه امکان سنجی برای تدقیق و شناسائی میزان واقعی بودن راه حل های ارائه شده و در صد احتمال پوشش منافع مورد نظر مورد کاوی تجاری اجرا می شود. بر مبنای نتایج مطالعه امکان سنجی و سود و هزینه معرفی شده در مورد کاوی تجاری، راه حل مقدم تعریف و مجددا به تایید حامی پروژه می رسد. با کامل کردن مطالعه موردی مناسب و دقیق شما شانس موفقیت و تحویل پروژه را افزایش می دهید. در این مرحله دقت برآورد های شما %20± می باشد.
3- تدوین منشور پروژه(Establish Project Charter)
بعد از شناسائی مشکل و راه حل آن، پروژه ای جدید برای تحویل راه حل راه اندازی می شود. منشور پروژه برای تعریف ماهیت پروژه و اهداف آن و اقلام قابل تحویل و مرزهای آن تدوین می گردد. چشم انداز، اهداف، محدوده، اقلام قابل تحویل، سازمان پروژه و برنامه پیاده سازی به طور شفاف در سند منشور پروژه تعیین می گردد. برای افزایش دقت برآورد ها می توانید قبل از منشور پروژه به طراحی مفهومی و طراحی جزئیات اقدام کنید و دقت براورد را به %5± برسانید.
4- انتصاب تیم پروژه(Appoint the Project Team)
حال با توجه به اینکه پروژه تعریف شده است نوبت به انتصاب تیم پروژه می رسد. هیات مدیره پروژه منصوب و مدیر پروژه استخدام می شود تا مسئولیت پروژه را بپذیرد. مدیر پروژه رهبران تیم را استخدام و آنها در استخدام کارکنان پروژه کمک می کنند. هر عضو تیم می بایست دارای شرح خدمات کامل و تفصیلی که نقش و مسئولیت آنها را در پروژه تعیین می کند.
5- استقرار دفتر پروژه(Set up a Project Office)
در مرحله بعد محیط دفتر پروژه به عنوان محیطی فیزیکی برای تیم پروژه ایجاد می شود. دفتر پروژه می بایست شامل تمام تجهیزات و امکانات، ابزارها و فرایند های لازم برای تیم پروژه برای اجرای نقش آنها به صورت موفق باشد. چک لیست هائی برای کنترل کلیه این امکانات و اینکه دفتر پروژه به درستی پیاده شده است موجود می باشد.
6- اجرای بازبینی فاز(Perform Phase Review)
با تعریف پروژه و اختصاص تیم شما باید یک بازبینی فاز را اجرا کنید. باز بینی فاز به شما اطمینان می دهد که تمام فعالیت های آغازین مورد نیاز اجرا شده است و همچنین برای شما یک تایید رسمی برای ورود به مرحله بعد کسب می کند.
با این شش مرحله شما می توانید پروژه خود را به صورت موفقیت آمیز شروع کنید ولی لزوما آنرا موفق تمام نخواهید کرد، بلکه کار پروژه تازه آغاز شده است.