چند نکته مهم در مدیریت جلسات پروژه

اغلب افرادی که در جلسات شرکت می نمایند از جلسات بلند مدت متنفر هستند. از آنجا که یکی از اهداف شما تمرکز بر این جلسات می باشد، باید افراد پروژه را تحریک و حس مشارکت آنها را جلب نمایید تا بدینوسیله انگیزه و روحیه افراد افزایش یابد. در ادامه 5 نکته مهم در این ارتباط ارائه می گردد:
نکته اول: برنامه ریزی معقولانه
جهت افزایش بهره وری از جلسات، شما باید برنامه ریزی معقولانه ای داشته باشید. قبل از هر جلسه، 3 هدف اصلی جلسه را یادداشت نمایید. به عنوان مثال:
• اطلاع رسانی در ارتباط با پیشرفت پروژه
• اطلاع رسانی درباره مسائل یا ریسک ها
• ایجاد انگیزه و روحیه در تیم
در ادامه شما باید چگونگی دستیابی به این اهداف را برنامه ریزی نمایید. نکاتی که در ادامه ارائه می شود شما را در این زمینه راهنمایی می نماید.
نکته 2: شروع و پایان صحیح جلسات
شروع و خاتمه جلسات بسیار مهم است. هنگامی که شما جلسه را آغاز می نمایید، باید درباره هدف جلسه، نتایج جلسه و اهمیت آنها صحبت نمایید. این امر سبب افزایش توجه شرکت کنندگان می گردد. در هنگام خاتمه جلسه شما باید درباره توافقات جلسه و مراحل بعدی کار صحبت نمایید.
نکته 3: کنترل گفتگوها
کنترل جلسه در تمام مدت باید در اختیار شما باشد، بدین منظور موارد زیر را در نظر داشته باشید:
• جلسه مطابق با دستور جلسه پیش رود
• هرگز بر روی یک مسئله خاص توقف ننمایید
• از تسلط یافتن یک نفر بر جلسه اجتناب نمایید
• همه افراد باید مطالب خود را ارائه دهند
در ابتدا با ایستادن و یا نشستن بر روی محلی برجسته در اتاق آغاز نمایید. صدای خود را کمی بلند نمایید تا باعث جلب توجه گردد. در مواقعی که افراد زیاد صحبت می نمایند صحبت آنها را قطع نمایید. مودب ولی استوار باشید. جلسه را مانند یک مربی تیم فوتبال کنترل نمایید. این کار را با مشاهده مداوم، شنیدن و هدایت تیم انجام دهید. در صورت امکان، از فرد دیگری بخواهید که زمان را ثبت نماید. این کار باعث کنترل زمان جلسات می گردد.
نکته 4: توقف مسئله غیر ضروی و ادامه دادن جلسه
اغلب در جلسات، مسئله خاصی می تواند تمام وقت جلسه را به خود اختصاص دهد. اگر این مسئله حول اهداف جلسه شما نیست، به افراد جلسه بگویید که از تمرکز بر روی این مسلئه خارج شده و به مسائل اصلی بپردازند. این مسئله خاص را بر روی وایت برد و یا کاغذ یادداشت نموده و پس از اتمام جلسه مورد بحث قرار دهید.
نکته 5: اقدام محور باشید
همه پروژه ها در ارتباط با انجام دادن کار می باشند. بنابراین اطمینان کسب نمایید که هر گفتگوئی منجر به انجام اقدامی در پروژه گردد. تمرکز بر اقدامات مورد نیاز پروژه، راهی است برای کاهش دادن مدت زمان جلسات.