نقش مدیر پروژه

نقش مدیر پروژه تحویل پروژه در چارچوب زمانی، هزینه و مشخصات از قبل تعیین شده می باشد. به عبارت دیگر، شما باید در ابتدا به روشنی تعیین نمایید که چه چیزی باید توسط پروژه تحویل گردد، و سپس شما باید آن را در چارچوب زمان و هزینه تخصیص یافته تولید نمایید.
اما این کار به این سادگی هم نیست. ممکن است که شما به این اهداف دست یابید، اما به طور کلی به عنوان یک مدیر پروژه کاملا موفق قلمداد نگردید. اعتقاد ما این است که نقش شما از آنچه که گفته شد، بیشتر است. این نقش شامل موارد زیر نیز می باشد:
1- استخدام بهترین ها
پروژه های بزرگ توسط تیم های بزرگ ساخته می شوند. نقش شما استخدام بهترین افراد موجود است و اطمینان از این که مهارت های آنها برای اجرای موفقیت آمیز پروژه کافی است.
در همین راستا شما باید توصیف شغلی را برای هر یک از افراد تیم پروژه تهیه نمایید به طوری که همه این افراد بدانند که چه انتطاری از آنها در اجرای پروژه وجود دارد. تنها با وجود تیمی برجسته که می داند چه انتطاری از آنها در پروژه هست، شما به نتیجه مطلوب دست خواهید یافت.
2- ایجاد انگیزه و رهبری
شما باید به نحوی مدیریت نمایید که هر کس در پروژه بداند چه کاری را و در چه زمانی باید انجام دهد. شما باید سخت گیر باشید و اطمینان حاصل نمایید که هر فعالیتی در زمان موعد و بدون لغزش انجام می گیرد. اگر لغزشی صورت گرفت، شما باید مقدار این لغزش را تعیین نمایید و برنامه جبرانی را به منظور بازگشت به برنامه تهیه نمایید.
علاوه بر این، شما باید دید مثبتی داشته باشید و به نحوی تیم خود را به جلو هدایت نمایید که آنها بدانند شما بر کل کار اشراف دارید. رهبری را با ارائه مثال انجام دهید و تیم را تشویق نمایید که همانندآن عمل نمایند. اگر شما از دیگران بخواهید که سخت کار نمایند، باید از آنها سخت تر کار کنید.
رهبری را با ارائه مسیر انجام دهید، آنها را تشویق نمایید که سخت کار نمایند و علاقه به کار را در طول مسیر به شما نشان دهند.
3- مدیریت مالی
هر پروژه ای بودجه مخصوص به خود را دارد، چه به روشنی مشخص شده باشد چه به روشنی مشخص نشده باشد. شما باید اطمینان حاصل نمایید که بیش از بودجه مصوب هزینه ایجاد نشود و یا مشتری از نتیجه نهایی ناراضی نباشد. مدیریت مالی پروژه را با تهیه لیستی از هزینه ها و اطمینان از تخصیص بودجه از قبل تعیین شده برای آنها انجام دهید. اگر هزینه بودجه بندی نشده اتفاق افتد، برای پرهیز از این که پیچیدگی ها سبب تاخیر در پروژه گردد، سریعا به مشتری اطلاع دهید. اگر شما به بودجه بیشتری نیاز دارید، از درخواست آن هراسی نداشته باشید.
4- کنترل تغییرات
شما باید کسی باشید که همه تغییرات در محدوده پروژه را کنترل می نماید. خزش از محدوده، پروژه را می کشد. محدوده پروژه را از قبل تهیه نمایید و سپس آن را به صورت هفتگی بازبینی نمایید، تا این اطمینان حاصل شود که شما کار تصویب نشده¬ای را به هیچ وجه انجام نمی دهید. قطعا مشتری تغییراتی را در طول پروژه درخواست می نماید. همیشه تسلیم این درخواست ها نشوید. بر اصول خود پایدار باشید و هنگامی که تغییری درخواست گردید، زمان یا بودجه بیشتری را درخواست نمایید تا آن را بررسی نمایید. به یاد داشته باشید که تعداد تغییرات درخواست شده از شما اهمیتی ندارد، به دلیل آن که همیشه شما را به خاطر تاخیر و یا افزایش هزینه مواخذه می نمایند. بنابراین در صورت مشاهده هر گونه تغییر آن را کنترل نمایید.
5- ارتباطات
به عنوان مدیر پروژه، تهیه گزارش وضعیت پروژه به طور منظم از وظایف شما است. اگر افراد بدانند که پروژه هماهنگ با برنامه است، انگیزه می یابند. اگر بدانند که تاخیر از برنامه وجود دارد، انگیزه دوچندان پیدا می نمایند. شما باید به طور منظم و هفتگی وضعیت پروژه را برای مشتری، حامی و تیم پروژه ارسال نمایید. حتی یک هفته را فراموش نکنید. همیشه وضعیت پروژه را به دقت مستند نمایید. هیچ گاه اغراق ننمایید. پیام صحیح را به افراد مناسب و در موعد مقرر ارسال نمایید.