تکمیل سریع پروژه ها

نکته 1: یافتن میانبر در برنامه
مدیران پروژه معمولا 80% از زمان پروژه را صرف اجرا و 20% از آن را صرف برنامه ریزی می نمایند. دلیل این امر این است که فاز اجرا مهیج تر بوده، از این رو آنها آستین های خود را بالا داده و سریعا شروع به اجرای پروژه می نمایند.
اما در صورتی که شما زمان بیشتری را صرف فاز برنامه ریزی نمایید، در آن صورت خواهید توانست میانبرهایی را در برنامه پیدا نمایید که شما را قادر خواهد نمود که همان پروژه را در زمان کمتری انجام دهید.
بنابراین زمانی که شما فکر می کنید برنامه پروژه کامل است، یک بار دیگر برنامه را از این منظر که بتوانید پروژه را سریعتر تحویل دهید، باز بینی نمایید. با انجام این کار، شما راهی را برای انجام کارها با زمان و تلاش کمتر پیدا خواهید نمود.
نکته 2: خودکار نمودن وظایف دستی
شما باید وظایف روزانه خود را که به صورت دستی انجام می دهید، خودکار نمایید تا بدینوسیله امور سریعتر انجام گیرد. در ادامه برخی از وظایف دستی که بسیاری از مدیران پروژه در هر هفته انجام می دهند و امکان خودکار نمودن آنها با استفاده از نرم افزارهای پروژه امکان پذیر است، ارائه می گردد:
1- خلاصه نمودن اطلاعات برای تهیه گزارشات وضعیت هفتگی
2- تلفیق تایم شیت ها و فرم های هزینه
3- به روز نمودن برنامه پروژه با استفاده از اطلاعات تایم شیت ها
4- بررسی پیشرفت پروژه
5- تهیه گزارش ریسک ها، تغییرات و مسایل
شما لزوما نباید این کارها را دستی انجام دهید. شما می توانید نرم افزارهای مدیریت پروژه را خریداری نموده و از آنها برای انجام این امور استفاده نمایید. تیم شما اطلاعات مورد نیاز را وارد نموده و نرم افزار اطلاعات را برای شما گروه بندی و خلاصه می نماید. همه کاری که شما باید انجام دهید اجرا نمودن گزارش ها و بازبینی وضعیت جاری برنامه به منظور کسب اطمینان از پیشرفت پروژه مطابق با برنامه است.
نکته 3: مدیریت بادقت فاز اجرا
هنگامی که پروژه شما آغاز می گردد، پروژه را در قیاس با برنامه و با هوشیاری بالا مدیریت نمایید. این احتمال وجود دارد که برنامه توسط تیم کنار گذاشته شود، و تیم مسیر خود را دنبال نماید. درحالی که شما باید تیم را رهبری نموده و اطمینان نمایید که آنها کارهایی را انجام می دهند که برنامه ریزی شده است و نه کارهای که در طول اجرا ظاهر شده اند. بنابراین اجرای پروژه را باید با دقت مدیریت نمایید. شما همچنین می توانید زمان فاز اجرا را با انجام اقدامات زیر کاهش دهید:
1- تشویق تامین کنندگان و پیمانکاران به کار سخت
2- کاهش دادن ریسک ها و مسایل قبل از تاثیرگذاری آنها بر پروژه
3- پرهیز از انجام کارهای برنامه ریزی نشده غیر ضروری
4- پرهیز از انجام تغییرات درخواست شده غیر ضروری
نکته 4: دو برابر کردن منابع
معمولا آسان ترین راه برای کوتاه نمودن زمان پروژه تخصیص منابع بیشتر به پروژه است. با این وجود، این کار برای بسیاری از پروژه ها امکان پذیر نیست به دلیل این که آنها با محدودیت بودجه و منابع روبرو می باشند.
اما این به این معنی نیست که شما نمی توانید منابع را برای کارهای خاصی دوبرابر نمایید. اما اگر شما این کار را انجام دهید، برخی از کارها با کمبود منابع مواجه خواهند شد. بنابراین چرا شما باید این کار ا انجام دهید:
در بسیاری از پروژه ها کارهایی بر روی مسیر بحرانی وجود دارند که باید به منظور تحویل پروژه تکمیل گردند. اگر شما منابع بیشتری را به این کارها تخصیص دهید، می توانید پروژه را زودتر از حد معمول به اتمام رسانید. و همچنین این حس ایجاد خواهد شد که اگر کارهای واقع بر مسیر بحرانی سریعتر انجام گیرند، آنگاه کل پروژه سریع تر از حد انتظار تکمیل خواهد شد.
نکته 5: در ابتدا کارهای بحرانی را انجام دهید
دربسیاری از پروژه ها 20 فعالیت پایانی، 50% زمان پروژه را به خود اختصاص می دهند. این امر به این دلیل است که تیم کارهای سخت را به انتهای پروژه موکول نموده است، و در این هنگام تیم کاملا خسته است و نیاز به استراحت بیشتری نیز دارد.
در واقع شما باید کارهایی واقع بر برنامه که پیچدیده تر و با چالش روبرو هستند، را شناسایی نمایید. و در صورت امکان، آنها را در آغاز پروژه انجام دهید، که تیم تازه نفس تر و با انگیزه تر است. در این صورت شما درخواهید یافت که آنها، آن کارهای سخت را در زمان کمتر و با استاندارد بالاتر و کیفیت مطلوب تری نسبت به حالتی که آن کارها به پایان پروژه موکول گردند، انجام خواهند داد. و هنگامی که آن کارهای سخت تکمیل گردید، انجام مابقی پروژه آسان تر خواهد بود.