5 مرحله مهم به منظور تحویل به موقع پروژه

امکان این که شما در جزییات پروژه غرق شوید و کل پروژه را فراموش کنید همواره وجود دارد. با رعایت 5 نکته ای که در ادامه ارائه می گردد، می توانید احتمال رخداد این مسئله را کاهش دهید.
مرحله اول: تعریف اهداف پروژه
همواره پروژه را با تعریف اهداف آغاز نمایید. به صورت واضح و روشن این اهداف را تعریف نمایید و هدف نهایی پروژه را مستند نمایید. برای این منظور می توانید از منشور پروژه استفاده نمایید و اهداف، محدوده و تحویل شدنی های پروژه را در آن درج نمایید.
منشور پروژه مانند یک نقشه معماری برای ساختن پروژه می باشد. این منشور به سازنده می گوید که نتیجه نهایی به چه صورت خواهد بود، از این رو کارفرما می داند که چه چیزی را تحویل خواهد گرفت و مدیر پروژه می داند که چه چیزی را و در چه زمانی باید تحویل دهد.
این سند به شما کمک می کند که تیم را به طرف هدف نهایی هدایت نموده و از این رو همه افراد بر روی یک مسیر حرکت خواهند نمود.
مرحله دوم: تهیه نقشه راه
پس از این که هدف نهایی پروژه تعریف گردید، مرحله بعدی تهیه برنامه پروژه است که مسیر پیش روی پروژه را ترسیم می نماید. باید همه فازها، فعالیت ها و وظایف را برای کل پروژه تهیه نمایید
مایلستون های پروژه را در برنامه بگنجانید و اطمینان حاصل نمایید که افراد مناسب به وظایف مناسب تخصیص یافته اند و همه افراد از مسئولیت خویش آگاه هستند.
با تهیه برنامه پروژه، می توانید اطمینان حاصل نمایید که پروژه را می توانید در چهارچوب زمانی تعیین شده تحویل دهید. بدون وجود این برنامه، هیچ کس نمی داند چه کاری را و در چه زمانی باید انجام دهد که این امر منجر به هرج و مرج می گردد.
مرحله سوم: مدیریت زمان سپری شده
پس از تهیه برنامه و تفهیم آن به تیم پروژه، شما باید اطمینان حاصل نمایید که افراد بر روی وظایف تعیین شده کار می کنند و کارهای خارج از برنامه ای وجود ندارد. بدین ترتیب کنترل پروژه برای شما تسهیل می گردد.
مرحله چهارم: داشتن دید هلیکوپتری از پروژه
به منظور نظارت و گزارش دهی در سطح هلیکوپتری پروژه، شما باید دید و تصویر واضحی از تحویل پروژه در قیاس با زمانبندی پروژه داشته باشید.
با استفاده از برخی از نرم افزارهای هوشمند می توانید دیدی هلیکوپتری از پروژه و با استفاده از داشبوردهایی که به شما می گوید آیا شما مطابق با زمانبندی و در چهار چوب برنامه هستید یا خیر بدست آورید (بدون نیاز به داشتن داشبوردها و یا گزارش های پیچیده).
شما باید وضعیت هر فعالیتی در برنامه پروژه را از لحاظ عقب تر، و یا جلوتر از برنامه بدانید. تنها با دانستن این جزییات در برنامه پروژه، شما می توانید وضعیت پروژه را کنترل نمایید و مسائل بوجود آمده را به منظور در مسیر نگاه داشتن پروژه حل نمایید.
مرحله پنجم: جبران عقب افتادگی ها
ممکن است با وجود اجرای هر چهار مرحله قبل، پروژه دچار تاخیرهای بشود. در این صورت چه اقدامی را باید انجام داد؟ اولین مرحله بررسی علت وجود این تاخیرات است. ممکن است که علت این تاخیر افزایش محدوده پروژه از برنامه اولیه باشد، یا شما با پیچیدگی های در پروژه مواجه گردیده باشید که در ابتدا پیش بینی نگردیده بوده است و یا برنامه در ابتدا اشتباه بوده است.