5 نکته برای تحویل پروژه تحت چارچوب بودجه

هر پروژه ای بودجه دارد. در واقع بودجه یکی از مواردی است که یک پروژه را تبدیل به یک پروژه واقعی می نماید.
چالشی که همواره برای مدیران پروژه وجود دارد این است که اغلب هنگامی مدیران پروژه به پروژه ها تخصیص می یابند که بودجه پروژه تعیین و تصویب شده است و مدیر پروژه نقشی در تعیین و تصویب آن نداشته است. بنابراین مدیر پروژه چگونه می تواند پروژه را در چهارچوب بودجه تعیین شده تحویل دهد. در ادامه نکاتی در این زمینه ارائه می گردد.
نکته 1: بازبینی بودجه
به محض این که شما به پروژه تخصیص یافتید، بازبینی بودجه تعیین شده برای پروژه را یکی از اولویت های کاری خود قرار دهید. آیا این بودجه کافیست، آیا دربرگیرنده بودجه احتیاطی می باشد ( اگر وجود دارد، چه مقدار است) و آیا با سایز، پیچیدگی و ریسک پروژه هماهنگی دارد؟ درصورتی که مشکلی با بودجه تخصیص یافته دارید، سریعا مسایل خود را به کارفرمای خویش اطلاع دهید و دلایل خود برای درخواست بودجه بیشتر را توضیح دهید. درصورتی که با درخواست شما موافقت نگردید حداقل شما موضوع را پیشتر اطلاع داده اید.
منشور پروژه مانند یک نقشه معماری برای ساخت پروژه می باشد. این منشور به سازنده می گوید که نتیجه نهایی به چه صورت خواهد بود، از این رو کارفرما می داند چه چیزی در پایان پروژه تحویل می گیرد و مدیر پروژه می داند چه چیزی را و در چه موقعی باید تحویل دهد.
منشور پروژه به شما کمک می کند که تیم را به سمت هدف نهایی سوق دهید، و از این رو همه افراد در یک مسیر خواهند بود.
نکته 2: تهیه برنامه مالی
در ادامه شما باید برنامه پروژه را تهیه و هزینه هر فعالیت را پیش بینی نمایید. بدین منظور می توانید از نرم افزارهای موجود مانند Excel استفاده نمایید که سبب تسریع کار می گردد.
نکته 3: تهیه خط مبنای برنامه
سپس یک نسخه از برنامه به عنوان خط مبنای برنامه تهیه نمایید. با استفاده از این نسخه هزینه واقعی را با هزینه برنامه ریزی شده مقایسه نمایید.
نکته 4: کنترل هزینه
به صورت هفتگی یا روزانه، باید هزینه کلی پروژه را در برابر بودجه تعیین شده مقایسه نمایید. اگر شما از نرم افزارهای آنلاین استفاده نمایید، می توانید در یک داشبورد گرافیکی مشاهده نمایید که فعالیت ها در چارچوب بودجه تعیین شده هستند یا خیر. به دلیل آنلاین بودن می توانید وضعیت پروژه را با زمان واقعی مشاهده نمایید.
نکته 5: جدی باشید
اگر متوجه شدید که به صورت مداوم در هر هفته با افزایش هزینه روبرو می گردید، شاید نیاز باشد که سریعا کار را متوقف نموده و اقدامات اصلاحی مورد نیاز را تدوین و اجرا نمایید. این کار ممکن است که شامل: مطلع نمودن کارفرما، درخواست بودجه بیشتر به همراه دلایل آن، کاهش محدوده پروژه یا کاهش هزینه ها باشد.