مدیریت برنامه

درصورت افزایش تجربه مدیران پروژه، معمولا مجموعه ای از پروژه ها (برنامه) به آنها واگذار می گردد. و با توجه به این که در این نقش شما با بودجه، تیم و مسئولیت های بیشتری روبرو هستید، مدیریت برنامه غالبا با چالش های پیچیده تری نسبت به مدیریت پروژه روبرو می باشد. در ادامه راه کارهایی به منظور مدیریت برنامه ارائه می گردد.
برنامه چیست؟ تعریف ساده برنامه مجموعه ای از پروژه ها است. اما این تعریف کاملی از برنامه نیست. پروژه های موجود در یک برنامه به یک دلیل خاص در یک مجموعه قرار گرفته اند که این دلیل معمولا مشارکت در اهداف مشترک در رسیدن به استراتژی تجاری سازمان می باشد.
همچنین، برنامه ها ممکن است که شامل کارهای عملیاتی در چارچوب محدوده نیز باشند، که آنها را از طبیعت فعلی شان متفاوت می سازد. نکات مهم مدیریت برنامه شامل موارد زیر می باشد:
بازبینی استراتژی
هنگامی که مدیریت برنامه را آغاز می نماید، اولین مرحله بازبینی استراتژی سازمان و توافق بر اهدافی است که برنامه مسئول تحویل آنها می باشد. این نکته اهمیت فراوانی دارد به این دلیل که اهداف معیارهایی هستند که شما با آنها پروژه ها را انتخاب می نمایید. در نتیجه پروژه هایی که در راستای این اهداف نیستند باید از مجموعه برنامه خارج گردند.
پشتیبانی
به منظور کسب، حمایت، بودجه و توجه مدیران ارشد، یک موردکاوی تجاری انجام دهید. این کار سبب می شود که مزایا و هزینه های برنامه مشخص گردد، و ریسک ها و عوامل موفقیت برنامه مشخص گردد. همچنین این کار سبب می شود که شما بتوانید بودجه مورد نیاز برنامه را کسب نمایید.
برنامه را با دقت آغاز نمایید
حال که شما بودجه مورد نیاز و پشتیبانی مدیران را کسب نموده اید، آماده آغاز برنامه می باشید. قبل از این که وارد محدوده پروژه ها شوید در ابتدا باید مجموعه کارهای برنامه را تعریف نمایید. منشور برنامه را تهیه نموده که تعریف کننده چشم انداز، اهداف، نقشه راه و تحویل شدنی ها می باشد. و در نهایت دفتر مدیریت برنامه را تاسیس نمایید و اعضا کلیدی آن را مشخص نمایید.
انتخاب پروژه ها
اکنون شما آماده انتخاب پروژه ها و سایر کارهای مرتبط می باشید. محدوده هر پروژه را با دقت مشخص نمایید و مطمئن شوید که مزایایی که از تحویل پروژه ها حاصل می گردد، در راستای اهدافی است که در موردکاوی تجاری تعیین شده است. انتخاب پروژه های مناسب به منظور تحویل مزایای مناسب بسیار بحرانی است. مطمئن شوید که پروژه ها را با دقت طبقه بندی، ارزیابی، اولویت بندی و انتخاب می نمایید.
اجرای پروژه ها
حال باید پروژه را بر اساس یک نظم منطقی آغاز نمایید. منابع برنامه (نیروی انسانی، زمان و پول) را به طور دقیق تهیه نمایید. در ادامه زمانبندی پروژه های بزرگ را تهیه نمایید. هیچ گاه تهیه زمانبندی پروژه های بزرگ را به تاخیر نیاندازید.
کنترل هرج و مرج
پس از آغاز پروژه ها، تغییرات در کسب و کار سبب هرج و مرج می گردد. محدوده پروژه های شما تغییر می نماید، بودجه آنها با محدودیت هایی مواجه می گردند و کمبود منابع احساس می شود. عکس العمل شما در برابر این تغییرات سطح موفقیت شما را به عنوان مدیر برنامه مشخص می نماید.
هنگامی که این اتفاق رخ داد، به عقب برگردید و برنامه را مجددا ارزیابی نمایید. تاثیرات خارجی معمولا عواملی هستند که شما باید به تنهایی آنها را حل نمایید. شما فقط باید در شرایط استثنایی وارد عمق برنامه شوید و در کنار مدیران پروژه و تیم ها کار کنید. یک مدیر برنامه خوب همواره در سطح کلان تغییرات و موفقیت برنامه را پیگیری می نماید.