5 نکته مهم برای نظارت بر پروژه ها

نکته اول: مدیریت زمان حیاتی است
اگر می خواهید که پروژه ها را به موقع تحویل دهید، باید فهم درستی از کارهایی که تیم پروژه صرف انجام آنها می کنند، داشته باشید. این امر حس صحیحی از پروژه به شما می دهد.
می توانید با استفاده از نرم افزارهای برنامه ریزی، زمان سپری شده را ثبت نماید. اطمینان حاصل نمایید که اعضا تیم فعالیت هایی را که انجام می دهند و زمانی را که صرف آن می نمایند را به صورت روزانه و به درستی ثبت می نمایند.
سپس شما باید زمان را بازبینی نمایید و مطمئن شوید که از برنامه زمانبندی عقب نیستید. در واقع باید اطمینان حاصل نمایید که تیم پروژه زمان صحیحی را صرف انجام فعالیتهای تعیین شده و در راستای رسیدن به نتایج انجام داده اند؟
در حین این که زمان سپری شده را کنترل می نمایید، شما باید زمان باقی مانده را نیز در نظر داشته باشید. بنابراین برنامه پروژه را به صورت هفتگی و با در نظر داشتن تاریخ های پایان تجدید نظر شده، به روز نمایید. در این صورت می توانید پیشرفت واقعی را در قیاس با پیشرفت برنامه ریزی شده مقایسه نمایید.
نکته 2: پیگیری درصد پیشرفت
یکی از راه های آسان برای نظارت و کنترل پروژه، بررسی درصد پیشرفت کلی پروژه است. شما باید درصد پیشرفت واقعی هر فعالیت را محاسبه و آن را با درصد پیشرفت برنامه ریزی شده مقایسه نمایید.
به طور مثال اگر پروژه شما باید 50% پیشرفت داشته باشد، اما فقط 43% پیشرفت حاصل گردیده باشد، پس کارهای زیادی وجود دارد که باید انجام گردد تا پروژه با برنامه زمانبندی هماهنگ گردد.
نکته 3: نظارت بر هزینه ها
همچنین شما باید به طور پیوسته هزینه فعلی پروژه را در برابر بودجه قیاس نمایید و موارد زیر را باید ثبت نمایید:
• ثبت هزینه ها با استفاده از فرم های هزینه
• هزینه نیروی انسانی با محاسبه هزینه هر ساعت برای هر فرد در تیم پروژه، و زمانی که آنها صرف انجام فعالیت های پروژه نموده اند.
• هزینه های مختلف، تکرای و مداوم
هزینه های پروژه را به صورت هفتگی خلاصه نمایید و با بودجه مقایسه نمایید.

نکته 4: فعالیت ها و تیم پروژه را هم زمان کنترل نمایید
پروژه ها همواره با دغدغه ها و مسائل مختلفی روبرو می باشند. تیم شما با کارهای زیاد و زمان محدودی برای انجام کارها روبرو است. بنابراین با این فرض که تیم شما در طول پروژه تحت فشار خواهد بود، وظیفه شما است که سطح انگیزشی افراد را کنترل نمایید.
در هر هفته، جلسه ای با حضور تیم برگزار نمایید و در حین این که درباره وضعیت پروژه مذاکره می نمایید، سطح انگیزش افراد را نیز کنترل نمایید. آیا آنها خوشحال هستند؟ با انگیزه و با روحیه هستند؟ یا این که انگیزه خود را از دست داده اند و اهمیتی برای پروژه قائل نیستند؟
منشا انگیزشی افراد از وجود اهداف مشترک و لذت بردن از رسیدن به این اهداف سرچشمه می گیرد. اگر روحیه و رضایت تیم شما پایین باشد، احتمال دستیابی به اهداف پروژه پایین می آید. بنابراین سطح انگیزشی تیم را مداوم کنترل نموده و جلساتی را برای ایجاد انگیزه برای فازهای بعدی پروژه برگزار نمایید.

نکته 5: تغییرات بزرگترین ریسک پروژه ها
بزرگترین ریسک پروژه این است که کسب و کار سازمان قصد تغییر اهداف و نحوه سازمان دهی آنها را داشته باشد. چنین مسائلی را زودتر بررسی نمایید.
چگونه شما می توانید در بازی فوتبال برنده شوید، اگر مداوم اهداف، تغییر پیدا نمایند؟ راه حل این است که شما باید همه تغییرات درخواست شده را پایش نموده و تاثیرات آنها را بر پروژه تعیین نمایید. اگر این تغییرات بر زمان، بودجه یا اهداف تاثیرگذار باشد، کارفرما را مطلع نموده و درخواست زمان، منابع یا بودجه بیشتر نمایید.