چگونگی ارتباطات در پروژه

واضح است که ارتباطات ضعیف می تواند باعث شکست پروژه ها گردد. بنابراین اگر می خواهید پروژه های موفقی داشته باشید، باید ارتباطات پروژه به صورت مناسبی انجام گیرد.
به عنوان فردی از اعضا تیم:
احتمال زیادی وجود دارد که شما غرق در جلسات، مذاکرات، ایمیل ها شوید و زمان زیادی را صرف این امور نمایید و از انجام وظایف خویش غافل بمانید. با رعایت نکاتی که در ادامه ارائه می گردد شما یاد می گیرید که چگونه می توانید متمرکز بر وظایف خویش شوید و امور ارتباطی را نیز به نحو صحیحی انجام دهید:
1- ایمیل: از همکاران خود بخواهید که تنها در مواردی که کاری باید انجام گیرد و یا موارد ضروری برای شما ایمیل ارسال نمایند. شما باید تعداد ایمیلهایی که در روز دریافت می نمایید را کاهش دهید و زمان بیشتری را صرف انجام وظایف خویش نمایید. در واقع ایمیل های فراوان سطح کیفی ارتباطات و موثر بودن آنها را کاهش می دهد. بنابراین تعداد ایمیل ها را پایین نگاه دارید.
2- جلسات: تنها در صورتی که نمی توانید مسائل پروژه را در مذاکرات کوتاه حل کنید، برنامه جلسه را تنظیم نمایید. فقط افرادی را به این جلسه دعوت نمایید که نقش ضروری در مسئله دارند. برنامه هر جلسه را با تنظیم دستور جلسه و اهداف کلیدی تهیه نماید. جلسات را کوتاه و مفید برگزار نمایید.
همچنین، همواره تصمیمات اخذ شده را ثبت نمایید. این تصمیمات را برای افرادی که تحت تاثیر این تصمیمات قرار بگیرند ارسال نمایید. نتایج جلسات را در بایگانی پروژه ثبت نمایید.
3- مذاکرات: تعداد مذاکرات خود با همکاران را در طول روز به حداقل برسانید. تعداد افراد شرکت کننده در مذاکرات را در حداقل نگاه دارید. قبل از جلسات آزاد بودن زمان افراد را بررسی نمایید.
با به حداقل رساندن ایمیل ها، جلسات و مذاکرات و هدفمند و کوتاه برگزار کردن آنها، می توانید از اتلاف زمان تیم پروژه بکاهید. این امر نه تنها سبب افزایش کارایی تیم می گردد، بلکه سبب افزایش کارایی ارتباطات نیز می شود.

به عنوان یک مدیر:
1- گزارشات: گزارشات پروژه را هفته ای یک بار برای بررسی وضعیت پروژه تهیه نمایید. این گزارشات را در اختیار کارفرما و تیم مدیریتی قرار دهید. هرگونه انحراف از برنامه را توضیح و چگونگی تصحیح آنها را تعیین نمایید.
2- جلسات تیمی: جلسات تیم را به صورت هفتگی برگزار نمایید، حتی شده در 30 دقیقه درباره وضعیت پروژه صحبت کنید. اهداف، تحویل شدنی ها و چارچوب زمانی تحویل آنها را مورد بحث قرار دهید. همه افراد را در مباحث شرکت دهید. همه افراد باید دید مشترک و انگیزه کافی داشته باشند.
3- ابزارها: می توانید با تیم پروژه به صورت اینترنتی در تعامل باشید. از ابزارهای مشابه نیز می توانید استفاده نمایید. بدین طریق می توانید حجم ایمیل ها را با تمرکز بر مذاکرات هدفمند، اشتراک گذاری فایل ها و ارسال پیام به صورت آنلاین در یک محل کاهش دهید.