چگونه پروژه هایتان را مستندسازی کنید...

بدون توجه به نوع، اندازه و یا صنعت مرتبط با پروژه، شما باید این 4 سند حیاتی پروژه را تهیه کنید:

منشور پروژه (Project Charter).
در ابتدای هر پروژه شما باید یک منشور پروژه بنویسید. این سند، افق دید شما در پروژه را مشخص کرده و محدوده کاری که باید انجام شود را به طور واضح مشخص می کند.
همه تحویل شدنی های اصلی پروژه که باید تولید شوند به طور دقیق مشخص شده اند و شما باید آنها را در یک چهارچوب زمانی بگنجانید، به صورتی که مشخص باشد چه چیزی در چه زمانی باید تحویل داده شود.
منشور پروژه مهم ترین سند پروژه است و بدون آن، اجرای پروژه شبیه تیراندازی در تاریکی است. به محض نوشته شدن، منشور باید به تأیید مشتری و یا اسپانسر پروژه برسد و بعد از آن شما توافق نامه ای دارید که مشخص می کند چه چیزی را در چه زمانی باید تحویل دهید.

برنامه پروژه
ما با افراد زیادی سروکار داریم که پروژه هایشان خارج از ریل حرکت می کند و هیچ برنامه مشخصی جهت کنترل آن ندارند. برنامه پروژه خود را ایجاد کنید و بین همه اعضای تیم پخش نمایید.
برنامه شما باید شامل همه تحویل شدنی های پروژه که در منشور پروژه به آن اشاره شده و فعالیت های اصلی که در جهت تحویل به موقع تحویل شدنی ها باید انجام شود، باشد. برنامه شما به نقشه راه موفقیت پروژه شما تبدیل خواهد شد و بدون آن شما مسیر و راه مشخصی جهت کنترل پیشرفت پروژه در مقابل زمان نخواهید داشت.
"اگر در تهیه برنامه شکست بخورید، برای شکست برنامه ریخته اید". به همین سادگی!!

تشریح وظایف
با یک منشور و برنامه پروژه، تیم پروژه خواهد دانست چه چیزی در چه زمانی باید تحویل داده شود. آنها همچنین باید بدانند وظیفه اصلی آنها چیست و مسئول تحویل چه چیزی هستند. برای رسیدن به این امر شما باید شرح وظایف تک تک اعضای تیم پروژه را مشخص نمایید. هر تیم پرکارکردی به اهداف مشخص نیاز دارد. شرح وظایف به شما کمک می کند اهداف اعضا، انتظار شما از آنها و معیار اندازه گیری کارکرد آنها به طور واضح مشخص شود.

برنامه ارتباطات
این یک حقیقت شناخته شده است که یکی از دلایل اصلی شکست پروژه ها ارتباطات ضعیف است. اطلاعات اشتباه در زمان های اشتباه به افراد درست داده می شود! برای اینکه مطمئن شوید که شما به همین مشکل دچار نمی شوید یک برنامه ارتباطات بنویسید. این سند به تیم پروژه و رئیس شما می گوید که شما چگونه همه افراد پروژه را در طول مسیر اجرای پروژه از وضعیت پروژه مطلع می کنید.
مستقل از اینکه اطلاع رسانی شما از طریق جلسات رسمی، سایت پروژه، گزارشات مفصل و یا ملاقات-های نفر یه نفر است، برنامه ارتباطات به شما کمک می کند در زمان مناسب به افراد مناسب اطلاع رسانی مناسب کنید.