چگونه پیشرفت پروژه را براساس بودجه مصوب اندازه گیری کنیم؟

بر اساس تعریف، پروژه همیشه زمان محدود و بودجه مشخص دارد. "بودجه" مقدار پولی است که اسپانسر پروژه تمایل دارد هزینه کند تا به اهداف پروژه دست یابد.

بودجه را در بتن ثابت نگه ندارید!!!
اولین کار شما به عنوان مدیر پروژه این است که از اسپانسر پروژه بپرسید "من چقدر وقت دارم و بودجه پروژه چقدر است؟". کار بعدی شما درخواست زمان و بودجه بیشتر در صورت نیاز، جهت بالابردن شانس موفقیتتان در پروژه است. شما می توانید این کار را با نوشتن طرح کسب و کار، مطالعات امکانسنجی و یا منشور پروژه انجام دهید تا به اسپانسر پروژه نشان دهید به پول بیشتری از مقدار تعیین شده جهت رسیدن به اهداف پروژه نیاز دارید. زمانی که بر روی بودجه ای که تصور می کنید کافیست به توافق رسیدید، از آنها بخواهید که بودجه را رسماً تصویب نمایند، اما 10 تا 20 درصد اضافه بر آن به عنوان بودجه اضافی احتمالی در نظر بگیرند. بدین صورت بودجه شما در بتن ثابت نخواهد ماند!!!!

برنامه ریزی رو به جلو
از همان ابتدا یک برنامه مالی تدوین کنید تا یک دید عمیق با جزئیات از همه خرج های پروژه و زمان وقوع آنها داشته باشید. اگر این کار را انجام نداده اید، برنامه پروژه را تکمیل نمایید تا بدانید هرکدام از فعالیت ها چقدر هزینه دارد. بدین صورت شما خواهید دانست در هر هفته از اجرای پروژه به چقدر پول نیاز دارید. مطمئن شوید هزینه های به دست آمده از برنامه مالی و برنامه پروژه منطبق با بودجه پروژه است. در این صورت از همان ابتدا شما شانس زیادی جهت تحویل پروژه بر اساس بودجه تصویب شده خواهید داشت.

شروع کنید!
از لحظه ای که بودجه پروژه تنظیم می شود، شما باید شروع به ثبت تمامی هزینه های واقعی پروژه نمایید. این هزینه ها شامل هزینه واقعی زمان شما، کارمندان شما، پیمانکاران، مصالح و تجهیزات و . . . است. اگر شما از کارمندان داخلی استفاده می نمایید، یک نرخ استاندارد ساعتی به آنها تخصیص داده و از آنها بخواهید یک جدول زمانی پر کنند تا بتوان هزینه منابع انسانی را محاسبه نمود. اگر شما سیستم مالی ندارید، خرج های روزانه را در جداول مشخص ثبت نمایید.

در مسیر حرکت کنید!
برای کنترل اینکه در مسیر برنامه ریزی شده حرکت می کنید یا خیر هزینه های واقعی را با بودجه برنامه-ریزی شده مقایسه کنید و انحرافات را مشخص نمایید. اگر همیشه کمتر از هزینه های برنامه ریزی شده هفتگی هزینه می کنید، پروژه شما ارزان تر تحویل خواهد شد...به همین سادگی!