مدیریت محدوده پروژه

بعضی وقت ها گفته می شود برای تعیین محدوده پروژه باید "ذهن خوان" خوبی باشید. دلیل این عقیده این است که در ابتدای پروژه ها کسی واقعاً نمی داند که محدوده پروژه چیست و هر کس نظر متفاوتی در این زمینه دارد. اگر محدوده پروژه تان را از همان اوایل مشخص نکنید، محدوده در زمان اجرای پروژه تغییر خواهد کرد. در این صورت شما دارید محل تیر دروازه ها را تغییر می دهید که باعث می شود گل زدن غیرممکن شود! ادامه مطلب را بخوانید تا متوجه شوید:

چگونه محدوده پروژه خود را مشخص کنید

محدوده پروژه همه چیزهایی که باید تولید شوند تا پروژه به پایان برسد را شامل می شود. این چیزها "تحویل-شدنی ها" نامیده می شوند و شما باید در اولین زمان ممکن آنها را با دقت و جزئیات شرح دهید. بدین صورت همه خواهند دانست که چه چیزی باید تولید شود. در ادامه 5 گام جهت مشخص کردن محدوده پروژه ارائه می گردد:

گام اول: جهت را تنظیم کنید
پروژه را با تنظیم هدف برای آن آغاز کنید. آیا مأموریت، اهداف و چهارچوب های زمانی تأیید شده ای برای پروژه وجود دارد؟ آیا این موارد دقیقاً مشخص شده اند و کارفرما با آنها موافق است؟ آیا همه افراد پروژه به درستی آنها و اهمیت آنها را درک کرده اند؟ فقط با تثبیت جهت پروژه می توانید محدوده پروژه را به درستی مشخص کنید.

گام دوم: جلسات محدوده
بهترین راه جهت تعیین دقیق محدوده پروژه کمک گرفتن از همه ذینفعان پروژه است. بنابراین حامی مالی پروژه، کارفرما و دیگر ذینفعان پروژه را در یک اتاق جمع کرده و جلسه تعیین محدوده پروژه را تشکیل دهید. آن چه که شما از آنها می خواهید مجموعه توافق شده ای از تحویل شدنی های اصلی که باید در پروژه تولید شوند است. شما همچنین باید بدانید چه چیزهایی خارج از محدوده است.
در جلسه از هر یک از ذینفعان بخواهید لیست تحویل شدنی هایی که انتظار دارند افراد پروژه به آنها تحویل دهند را مشخص کنند. همه لیست هایی که در جلسه نوشته شده اند را جمع آوری کرده و با آنها به توافق برسید که کدام یک از موارد اجباری و کدام یک غیراجباری است. سپس از آنها بخواهید موارد را اولویت بندی کرده تا بدانید چه چیزهایی را باید اول تحویل دهید.

گام سوم: جزئیات را مشخص کنید
الان شما یک لیست توافق شده از تحویل شدنی ها دارید. اما این هنوز کافی نیست. شما باید هر یک از تحویل شدنی ها را به طور دقیق تعریف و تشریح کنید. با افراد مرتبط و خبره در مورد جزئیات ظاهری، نحوه عملکرد و نحوه پشتیبانی های آتی از تحویل شدنی ها بپرسید. هدف شما در این بخش این است که به درک عمیقی از جزئیات پروژه برسید تا در آینده کارفرما نتواند بگوید که " وقتی این را گفتم منظورم آن بود!"

گام چهارم: ارزیابی امکان پذیری
حال شما یک لیست دقیق و تشریح شده از تحویل شدنی هایی که باید در پروژه تولید شوند به همراه اولویت و وضعیت اجباری یا غیراجباری بودن آنها در اختیار دارید. این عالی است! ولی آیا دستیابی به آنها در زمان اتمام پروژه امکان پذیر است؟ قبل از آن که محدوده را به تأیید نهایی برسانید باید لیست تحویل شدنی ها را بازبینی کرده و از اعضای پروژه بپرسید که آیا می توانند تمامی آنها را در تاریخ پایان پروژه تحویل دهند یا خیر. اگر نمی توانند باید مشخص کنید کدام یک از تحویل شدنی ها را می توانید از لیست حذف کنید تا تاریخ پایان پروژه بیشتر قابل دستیابی باشد.

گام پنجم: دست هایتان را با افتخار بالا بیاورید!
لیست اولویت بندی شده تحویل شدنی ها را به ذینفعان اصلی ارائه دهید و این سند را به عنوان محدوده پروژه به تأیید آنها برسانید. از آنها بخواهید اولویت ها، شرح موارد و موارد خارج از محدوده را تأیید کنند.
با أخذ امضای رسمی، شما در موقعیتی قرار می گیرید که می توانید محدوده پروژه را در مسیر اجرای آن مدیریت کنید. در این صورت اگر چند هفته بعد کارفرما به شما گفت: "لطفاً این موارد را به لیست تحویل شدنی ها اضافه کنید" شما می توانید این گونه پاسخ دهید که "حتماً، اما در ازای آن یا باید مواردی را از لیست حذف کرده و یا تاریخ پایان پروژه را عقب بیندازیم". بدین صورت شما می توانید به راحتی انتظارات کارفرما را با سند محدوده پروژه دقیقی که در دستانتان دارید مدیریت کنید.
سند محدوده پروژه سلاح مدیر پروژه است، از او در مقابل تغییرات محافظت کرده و احساس شکست ناپذیری به او می دهد . . .