به عنوان یک مدیر پروژه، شما معمولاً کارهای بسیار زیادی برای انجام دادن دارید، اما وقت کافی برای انجام آنها در دسترس شما نیست. راه حل، مدیریت دقیق کارهای روزانه است. اگر شما مهارت های مدیریت کارهای روزانه تان را داشته باشید، می توانید در زمانی که دارید بسیار موثرتر بوده و در نتیجه پروژه تان را زودتر تحویل دهید. در این بخش می خوانید:
به عنوان یک مدیر پروژه کارهایتان را چگونه مدیریت کنید . . .
با برداشتن 5 گام زیر کارهایتان را مدیریت کنید:
گام اول: تثبیت
کارهای شما احتمالاً روی میزتان، داخل تقویم، داخل دفترچه، در ایمیلتان و یا در تلفن همراهتان نوشته شده است. اولین گام جمع آوری و ثبت کارهایتان در یک لیست ساده است.
مطمئن شوید لیست کارهایتان به راحتی قابل دسترسی است زیرا در غیر این صورت شما خواهید ماند با حجم زیادی از کارهای باقیمانده بدون هیچ زمانی برای انجام آنها. سعی کنید لیست نهایی کارهایتان آنلاین باشد تا بتوانید آنها را به راحتی در اختیار دیگران بگذارید و در هر زمانی و از هر مکانی به آن دسترسی داشته باشید.
گام دوم: اولویت بندی
با داشتن یک لیست جامع از کارها، کارهایتان را با بالا آوردن کارهای مهم و پایین بردن کارهای کم اهمیت در لیست، اولویت بندی کنید. با این روش، شما می توانید در لیست از بالا به پایین کار کنید و می دانید همیشه کار درست را در زمان درست انجام می دهید.
مطمئن شوید کارهایتان را بر اساس معیارهای درست اولویت بندی کرده اید. همیشه کارهای ساده را در بالای لیست قرار ندهید. پراهمیت ترین کارها باید آن کارهایی باشند که بیشترین ارزش را نیز ایجاد می کنند، برای پروژه بحرانی هستند و یا باید انجام شوند تا کارهای دیگر بتوانند شروع شوند.
گام سوم: برنامه ریزی
با یک دید واضح از کلیه کارهایتان و اولویتشان، شما باید تخمین بزنید هر کار در لیست چه مقدار زمان خواهد گرفت تا انجام شود. پس زمان و انرژی ای که باید صرف هر کار کنید را بنویسید و سعی کنید به یک تخمین واقعی و ممکن برسید.
سپس یک برنامه زمان بندی بسازید تا بدانید چه کاری را باید در چه زمانی باید انجام دهید. داشتن یک برنامه زمان بندی بسیار مهم است زیرا به شما و تیم شما اجازه می دهد کارهای آینده را پیش بینی کنید.
گام چهارم: به روزرسانی
در آغاز هر روز کارهایتان را با علامت زدن کارهایی که انجام داده اید و بررسی دوباره کارهای پیش رو، به روزرسانی کنید. فقط اینگونه خواهید فهمید که آیا در مسیر حرکت می کنید یا خیر.
اگر برنامه شما به روز نشود به زودی غیرقابل استفاده خواهد بود. اما با به روزرسانی، به یک ابزار قدرتمند تبدیل خواهد شد که به شما و تیم شما یک نقشه راه از مسیر آینده نشان خواهد داد.
گام پنجم: ارتباط
تیم شما علاقه دارند که بدانند شما روی چه چیزی کار می کنید و کارهایتان کی به اتمام می رسد. پس برنامه تان را به اطلاع آنها برسانید. به آنها اجازه دهید در مسیر پروژه از جزئیات پروژه اطلاع داشته باشند.
|