از شما خواسته شده تا یک پروژه را مدیریت کنید، اما آیا خودتان و دیگران می دانید که چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهید؟ پروژه شما به یک پروپوزال نیاز دارد.
پروپوزال یک نقشه راه در برابر شما قرار می دهد. بنابراین شما خواهید دانست چه چیزی در چه زمانی باید تحویل شود.
چگونه برای پروژه یک پروپوزال بنویسیم
1_ با یک workshop آغاز کنید
با گرد هم آوردن اسپانسرهای اصلی، مشتریان و اعضای تیم اجرای پروژه در یک جلسه الزامات پروژه را شناسایی کرده و راه حل های ایده آل را مشخص کنید.
برگزاری این جلسه تعریف یک افق برای پروژه را تسهیل می کند. بنابراین شما یک جهت مشخص رو به جلو خواهید داشت. با دانستن الزامات، راه حل و افق پروژه، شما راه دیگری به جز اتمام موفق پروژه نخواهید داشت.
2_ نقشه راه پروژه را تعریف کنید
بعد از آن شما باید به وسیله ایجاد یک زمان بندی کلی یک نقشه راه برای پروژه تعریف کنید. در برنامه زمان بندی، همه فعالیت های سطح بالایی که برای موفقیت پروژه بحرانی هستند را لحاظ کنید. سپس تاریخ انجام هر فعالیت را به آن اضافه کنید، به صورتی که به طور تقریبی بدانید چه کاری در چه زمانی باید انجام شود.
این یک نقشه راه سطح بالا برای پروژه است، نه یک برنامه جزیی که ساعات پروژه را نیز مشخص کرده باشد. این نقشه راه باید به تأیید کارفرما یا اسپانسر پروژه برسد. بلافاصله پس از تأیید باید قدم بعدی را بردارید.
3_ این همه چیز درباره تحویل شدنی هاست!
در گام بعدی برنامه تأیید شده را به اجزای کوچکتر که همان تحویل شدنی ها هستند تجزیه کنید، به طوری که با تولید همه تحویل شدنی هایی که در برنامه به آنها اشاره شده، پروژه شما تکمیل گردد.
تحویل شدنی ها را کمی بیشتر تشریح کنید؛ به گونه ای که مشخصات آنها برای همه واضح باشد و در زمان شروع پروژه افراد نتوانند بر روی آن بحث کنند.
داشتن تحویل شدنی هایی که دقیق تعریف شده اند به شما کمک می کند محدوده پروژه را مدیریت کنید و در مسیر اجرای پروژه تغییرات را کنترل نمایید.
4_ منابع و بودجه شما
سپس شما باید منابع و بودجه ای که برای تولید تحویل شدنی ها _که در مرحله قبل تعریف شد_ نیاز دارید را مشخص کنید. همه افراد، ماشین آلات و مصالح مورد نیاز خود را فهرست کنید و پس از آن که هزینه منابع را مشخص کردید، با تجمیع هزینه ها به بودجه مورد نیاز پروژه برسید.
اکثر افراد علاقه دارند 10 الی 20 درصد هزینه احتمالی به بودجه اضافه کنند تا ریسک موارد غیرقابل پیش بینی که ممکن است در طول پروژه اتفاق بیفتد را کاهش دهند.
5_ گزارش دهی
ایجاد ارتباط روشن با ارکان پروژه و گزارش دهی به آنها در زمان های مشخص از ضرورت های پروژه پس از استارت خوردن آن است. پس تشریح کنید که چگونه می خواهید این کار را انجام دهید.
آیا با تیم پروژه جلسات منظم دارید؟ آیا وضعیت پروژه را به ذینفعان گزارش می کنید؟ آیا از یک سیستم آنلاین برای توزیع اطلاعات و گزارشات استفاده می کنید؟
در نهایت معیارهای کلیدی موفقیت پروژه را فهرست کنید تا هرکسی بداند پس از تکمیل پروژه میزان موفقیت آن چگونه اندازه گیری می شود.
همه اطلاعات پیش گفته را جمع آوری کرده آنها را در پروپوزال پروژه بنویسید و جهت تأیید به کارفرما ارائه دهید. پس از امضای آن، شما در مسیر تکمیل موفق پروژه قرار گرفته اید. |