همانطور که در مدیریت پروژه ها با تجربه تر می شوید، ممکن است از شما خواسته شود مجموعه ای از پروژه ها را به طور کامل مدیریت کنید. این نوع مدیریت معمولاً چالش برانگیزتر از مدیریت یک پروژه به تنهایی است، چرا که شما بودجه بیشتر، تیم بزرگتر و مسئولیت خطیرتری از قبل خواهید داشت.

مدیریت طرح یا مجموعه ای از پروژه ها

یک طرح چیست؟ ساده ترین تعریف این است که طرح مجموعه ای از پروژه هاست. اما صبر کنید! پروژه ها به دلایلی در یک گروه قرار گرفته اند . . . آنها معمولاً در اهداف استراتژیک سازمان با هم اشتراکاتی دارند.
همچنین ممکن است طرح ها شامل فعالیت های تکراری (عملیات) در محدوده شان باشند که باعث می شود طبیعت متفاوتی نسبت به پروژه ها داشته باشند.
فرض کنید از شما خواسته شده است یک طرح جهت ساخت یک مجتمع تجاری شامل 3 پروژه ساخت و مقداری فعالیت عمومی در مورد بازاریابی و فروش واحدها را اجرا کنید. چه کار خواهید کرد؟ راه حل اینجاست:

استراتژی را مرور کنید!
زمانی که شروع به اجرای طرح می کنید، اولین گام مرور استراتژی های سازمان و توافق بر روی اهدافی است که طرح باید آنها را تحویل دهد. اگر اجرای پروژه شما را به اهدافتان نزدیک نمی کند باید آن پروژه را از مجموعه پروژه های طرح خارج کنید.

کمک بگیرید!
برای گرفتن پشتیبانی، منابع مالی و مشورت فکری تیم اجرایی، یک طرح تجاری بنویسید. طرح تجاری به شما کمک می کند هزینه ها و درآمدهای طرح را شناسایی کنید، ریسک ها را پیش بینی کرده و عکس العمل-های متناسب با آنها که موجب موفقیت پروژه خواهند شد را برنامه ریزی کنید. طرح تجاری همچنین به شما کمک می کند منابع مالی مورد نیاز پروژه، همانطور که در طرح محاسبه شده است، را از طریق بیان کردن مزایای شناخته شده پروژه جذب کنید.

با دقت شروع کنید!
حال که شما منابع مالی و پشتیبانی مدیریت را دارید، آماده شروع پروژه هستید. قبل از ورود به تعریف محدوده پروژه، طرح کلی کارها و پروژه ها را تعریف کنید. یک منشور طرح که افق، اهداف، نقشه راه و تحویل شدنی ها را مستند می کند، تدوین کنید. سپس یک دفتر مدیریت طرح تأسیس کرده و با افراد کلیدی تیم مدیریت قرار جلسه بگذارید.

انتخاب، بحرانی است!
حال شما آماده اید که پروژه ها و دیگر کارهای مرتبط را تعریف کنید. محدوده هر پروژه را به دقت تعریف کرده و مطمئن شوید که منافع خروجی پروژه ها در کنار یکدیگر اهداف اصلی طرح را که در طرح تجاری مشخص شده را پوشش می دهد. انتخاب درست پروژه هایی که منافع درستی نیز داشته باشند امری بحرانی است. اطمینان داشته باشید پروژه هایتان را به دقت دسته بندی، ارزیابی، انتخاب و اولویت بندی کرده اید.

حال زمان اجراست!
حال پروژه تان را با یک روند منطقی آغاز کنید. منابع طرح خود (نیروی انسانی، زمان، پول) را پخش کنید، طوری که گویی هیچ محدودیتی در منابع وجود ندارد. ابتدا کارهایی که سریعاً به سرانجام می رسند را انجام دهید. سپس پروژه های بزرگتر را برنامه ریزی کنید. با این حال هرگز فعالیت های بحرانی را برای انتهای پروژه نگذارید. جهت استمرار حمایت حامیان مالی پروژه، مطمئن شوید پروژه هایتان هر چه سریعتر ارزش افزوده ایجاد کنند.

هرج و مرج ها را کنترل کنید!
پس از شروع پروژه، برخی تغییرات باعث ایجاد سطحی از هرج و مرج در پروژه می گردد. تغییرات در محدوده، محدودیت در بودجه و کسر منابع در پروژه هایتان آغاز می گردد. چگونگی برخورد شما با این تغییرات سطح موفقیت شما به عنوان یک مدیر طرح را مشخص می کند.
زمانی که این اتفاقات می افتد به عقب بازگشته و طرح را دوباره ارزیابی کنید. بعضی مواقع عوامل خارجی موجب این اتفاقات می گردد و در این صورت شما تنها کسی هستید که می توانید آنها را خنثی کنید. فقط در شرایط خاص شما باید به اعماق طرح شیرجه بزنید و در کنار مدیران پروژه ها و تیم هایشان و در سطح میکرو به بررسی امور بپردازید. یک مدیر طرح خوب به عقب برگشته و تغییراتی را در سطح ماکرو انجام می دهد تا طرح را در مسیر موفقیت قرار دهد.