هر پروژه یک چالش است، اما اگر شما ضربالاجل اتمام، بودجه محدود و منابع کمی داشته باشید، با چالشی بزرگتر از چیزی که فکرش را میکنید مواجه هستید!
چگونه پروژههای چالشبرانگیز را مدیریت کنیم
5 نشانه سنتی برای یک پروژه چالشبرانگیز شناخته شده است. این 5 نشانه در ادامه توضیح داده شده و روشهای مدیریت آن پیشنهاد گردیده است.
ضرب الاجل اتمام
اگر زمان اتمام برنامهای پروژه شما دست نیافتنی است، کمی آن را به تعویق بیاندازید و با یک برنامهریزی مجدد میزان تأخیر را به دست آورید. اگر این تأخیر بیشتر از 10 درصد است سعی کنید با یافتن منابع بیشتر، پروژه را سریعتر تحویل دهید. اگر منابع بیشتر در دسترس نیست محدوده کار را کاهش دهید. موارد غیر بحرانی را شناسایی کرده و موافقت کارفرما جهت تحویل این موارد بعد از تاریخ پایان مشخص شده را جلب نمایید. در هر صورت شما باید فعالیتهای برنامهریزی شده را بازبینی کرده تا حتیالامکان مقدار فعالیتها را کاهش داده و پروژه را سریعتر تحویل دهید.
بودجه محدود
اگر بودجه شما به پایان رسیده است، سعی کنید سرمایهگذار دیگری را جذب کنید تا بقیه بودجه مورد نیاز را تأمین کند. اگر مشکل جریان نقدینگی است، با تأمینکنندگان مذاکره کرده و پرداخت هایتان را به تعویق بیاندازید. سعی کنید به جای پیمانکاران جزء از منابع داخلی خودتان استفاده کنید، زیرا معمولاً ارزانترند. به جای خرید ماشینآلات، آنها را اجاره کنید و در پایان اضافهکاری کارمندان را کاهش داده و از آنها بخواهید در زمانهای بیکاری مرخصی بدون حقوق بگیرند.
کمبود منابع
اگر شما منابع کافی جهت اتمام پروژه را در اختیار ندارید، این گامها را بردارید:
کارها را بازبینی کرده و مطمئن شوید ابتدا بر روی کارهای ضروری تمرکز کردهاید. سعی کنید افرادی را به تیم خود اضافه کنید که بدون افزایش هزینه، تأثیر بیشتری بر روی موفقیت پروژه داشته باشند. اگر نمیتوانید باید هوشمندانه کار کنید. هر روز جهت اولویتبندی فعالیتها وقت گذاشته و مطمئن شوید زمانی که صرف هر فعالیت میشود منطقی و عاقلانه است. در صورت لزوم اضافه کار داشته باشید ولی زمانهای اضافه را تلف نکنید.
تغییرات محدوده
اگر محدوده پروژه شما مدام در حال تغییر است آن را محکم ببندید! با شناسایی فعالیتهای مسیر بحرانی شروع کنید. بدون توجه به درخواستهای تغییر به آنها بچسبید! اولویتهای پروژه را مشخص کرده و به تأیید کارفرما برسانید. مطمئن شوید هر اولویت به یک هدف تجاری مرتبط باشد تا تغییر آن سختتر باشد.
یک فوق قهرمان باشید!
آیا همه انتظار دارند با اتمام پروژه در زمان کمتر، بودجه پایینتر و منابع محدودتر یک فوق قهرمان باشید؟ نگران نباشید، این طبیعی است. ترفند این است که انتظارات افراد را مدیریت کنید؛ با ایجاد تعهدات کمتر و تحویل کارهای بیشتر. افراد را مطلع کنید که چه چیزی را چگونه و کی تحویل خواهید داد. |