برای اینکه یک مدیر پروژه موفق باشید، باید مانند یک عقاب تیزبین پروژه تان را زیر نظر داشته باشید. این بدان معنی است که همه جنبه های پروژه را پیگیری کرده تا مطمئن شوید که پروژه را به موقع تحویل خواهید داد. برای این کار 5 نکته زیر را بخوانید:

چگونه پروژه هایتان را پیگیری کنید

یک چالش سخت وجود دارد: دست و پنجه نرم کردن با افراد، تجهیزات، زمان، پول و مصالح برای اینکه پروژه را به موقع به اتمام برسانید. برای اینکه در این کار موفق شوید باید همیشه یک چشمتان به 5 حوزه کلیدی پروژه تان باشد:

1- زمان و هزینه

اگر می خواهید پروژه به موقع تمام شود یک ساعت در هفته را برای این کار کنار بگذارید. فعالیت هایی که با تأخیر انجام می شوند را شناسایی کرده و مشخص کنید آیا آنها زمان کل پروژه را به تعویق می اندازند یا خیر. سپس به دنبال راه حل هایی باشید که می توانید زمان را ذخیره کنید. مانند انجام سریعتر فعالیت ها، به تعویق انداختن فعالیت های غیربحرانی و کم کردن محدوده پروژه با اجازه کارفرما.
شما همچنین باید هزینه کل پروژه در هر لحظه را در نظر داشته و با بودجه اصلی پروژه مقایسه کنید. راه های کاهش هزینه ها مانند استفاده از منابع ارزانتر، کاهش محدوده پروژه و یا افزایش کارکرد افراد را مشخص کنید.

2- تخصیص منابع

شما باید به طور مداوم درصد زمانی که افرادتان مشغول انجام فعالیت ها هستند را کنترل کنید. اگر شما کسی را دارید که 50 درصد زمانش را مشغول بوده و به دیگری 150 درصد زمان در اختیارش، کار محول کرده اید، به طور بهینه مدیریت نمی کنید. به جای آن، حجم کار را به صورت منصفانه به طوری که هر فرد 80 تا 100 درصد زمان در اختیارش کار داشته باشد، بین افراد تقسیم کنید. اگر قصد دارید به منابع بیشتر از ظرفیتشان کار دهید، این کار را فقط برای مدت کوتاهی از زمان انجام دهید تا از تحلیل رفتن منابع جلوگیری کنید.
همان طور که منابع را به کارها تخصیص می دهید، یک چشمتان به سطح کلی منابع باشد. ممکن است همه افراد دارای فعالیت های کافی نباشد و لازم باشد شما یک یا چند نفر را اخراج کنید. از طرفی ممکن است همه افراد بیشتر از ظرفیتشان دارای فعالیت باشند که در این صورت باید در اولین فرصت نیروی جدید استخدام نمایید.

3- پیشرفت و کارکرد

شما همچنین باید پیشرفت و کارکرد تیم را پیگیری نمایید. پیشرفت یعنی درصد فعالیت هایی که تا به امروز تکمیل شده اند. کارکرد یعنی تعداد فعالیت هایی که به موقع به پایان رسیده اند. شما باید این آیتم ها را پیگیری کرده تا مطمئن شوید مطابق برنامه پیشرفت می کنید و تیم شما با کارکرد مناسب فعالیت هایی که به آنها سپرده شده است را به پایان می رسانند.

4- ریسک، تغییرات و مشکلات

همه پروژه ها در طول اجرا با ریسک ها، تغییرات و مشکلاتی مواجه هستند. معمولاً پیشگیری از وقوع مسائل فوق غیرممکن است، اما ترفند این است که در اولین فرصت بعد از وقوع، آنها را حل کنید. در چرخه حیات پروژه، شما باید با دقت مواظب ریسک ها، تغییرات و مشکلات باشید. برای هر موردی که به وجود می آید یک تاریخ هدف تعیین کرده و تا زمان حل مشکل آنها را دنبال کنید.

5- سلامت پروژه

علاوه بر اینکه پروژه را در سطح بسیار دقیق دنبال می کنید، شما باید کنار ایستاده و پروژه را به طور کلی و از بالا نیز نگاه کنید. شما باید یک تصویر واضح از وضعیت کلی پروژه داشته باشید. شما تا کنون بیشتر کارها از قبیل ارزیابی زمان، هزینه، منابع، پیشرفت و کارکرد پروژه را انجام داده اید. همچنین با گرفتن یک تصویر کلی و خلاصه شده از وضعیت پروژه در هر هفته پروژه را به سمت موفقیت هدایت کنید.