گام های ضروری در مدیریت پروژه ها

برای تبدیل شدن به یک مدیر پروژه بزرگ مطالب زیادی برای یادگیری وجود دارد. شما باید با زمان، پول، افراد، تجهیزات و مصالح دست و پنجه نرم کنید. بعضی افراد تصور می کنند برای انجام همه این کارها باید یک کارگر شگفت انگیز باشند! اما موضوع این نیست. کافی است گام های ضروری زیر را بردارید

با دقت آغاز کنید

زمانی که پروژه را شروع می کنید، عجله نکنید. مشخص کنید که از ابتدا تا انتهای پروژه می خواهید چه چیزهایی را مدیریت کنید. سند چرخه عمر پروژه را تصویب کنید تا بدانید چه کارهایی را در چه زمانی باید انجام دهید. سپس این گام ها را بردارید:
1. اهداف پروژه، زمان ها و برنامه ها را تعریف کنید
2. مقدار منابع مورد نیاز پروژه را اندازه گیری کنید
3. محدوده و تحویل شدنی های پروژه را مشخص کنید
4. تصمیم بگیرید آیا مواردی هست که باید برون سپاری شود
5. تیم خود را تشکیل داده و یک دفتر پروژه مستقر کنید

برنامه ریزی دقیق کنید

کلیه فعالیت های لازم جهت تکمیل پروژه را فهرست کنید. آنها را مرتب کرده و زمان انجام هر کدام را محاسبه کنید. یک برنامه زمان بندی دقیق تشکیل دهید تا بدانید چه کارهایی را در چه زمانی و چگونه باید انجام دهید. سپس گام های زیر را بردارید:
6. تعداد منابعی را که نیاز دارید مشخص کنید
7. بودجه پروژه را تنظیم کرده و مخارج خود را برنامه ریزی کنید
8. تحویل شدنی ها را فهرست کرده و اهداف کیفی آنها را مشخص کنید
9. ارتباطات خود را برنامه ریزی کنید تا همه افراد از اتفاقات پروژه مطلع باشند
10. تصمیم بگیرید که چگونه می خواهید ریسک ها، تغییرات و مشکلات را مدیریت کنید

سریع اجرا کنید

گام بعدی اجرای سریع و کارای پروژه است. این طولانی ترین فاز پروژه است و شما باید زیرکانه این فاز را به موقع به پایان برسانید. این گام ها را بردارید:
11. زمان صرف شده توسط اعضای تیم جهت تکمیل فعالیت ها را ثبت کنید
12. به صورت منظم پیشرفت واقعی در برابر پیشرفت برنامه ریزی شده را کنترل کنید
13. اگر در حال عقب افتادن از برنامه بودید، سریعاً عکس العمل نشان داده و یا کمک بخواهید
14. ریسک ها، مشکلات و تغییرات را به سرعت حل و فصل نمایید
15. با پاداش دادن به عملکرد مناسب افراد آنها را با انگیزه نگه دارید

اختتام و یادگیری

زمانی که همه تولید همه تحویل شدنی ها را به اتمام رساندید و آنها را تحویل کارفرما دادید، شما آماده اختتام پروژه هستید. این کار را با ترخیص کارمندان، پیمانکاران، تأمین کنندگان و تجهیزات انجام دهید. سپس دفتر پروژه را تعطیل کرده و مستندات پروژه را به کارفرما تحویل دهید. زمانی را صرف مشخص کردن درس آموخته های پروژه نمایید، چرا که این امر برای پروژه های بعدی شما بسیار ارزشمند خواهد بود.