پنج مرحله قبل از تخمین کار
تخمین زدن کار بسیار دشواریست. سخت‌تر از اون چیزی که فکرشو می‌کنید. تخمین 20 ساعت از یه قسمت کوچیک از کار زیاد سخت نیست، اما تخمین زدن کل یک پروژه با قسمت‌های مختلف می‌تونه کار بسیار مشکلی باشه. اما چند تا نکته هست که باید به اونا در تخمین زدن‌ها توجه کنید.
1- یه تصویر کاملا واضح از کاری که قراره تخمین بزنید بگیرید
اکثر مشکلاتی که هنگام تخمین زدن بهش بر می‌خورید از اینجا نشأت می‌گیره که شما دید خوبی نسبت به اون چیزی که قرار تخمین زده بشه ندارید. نباید چیزی که در موردش اطلاعات کافی ندارید رو تخمین بزنید. البته این به اون معنی نیست که شما باید تمام جزئیات و بدونید. تخمین احتمالات راهی است برای برخی از عدم قطعیت‌های باقی مانده.
2- درک صحیحی از کسانی که در تخمین زدن باید باهاشون همکاری دارید، داشته باشید
مدیر پروژه ممکن است اطلاعات کاملی در مورد تخمین زدن کار خود نداشته باشد. این دلیل خوبی برای کمک گرفتن از افراد دیگری در تیم مدیریتی، کارفرما، پیمانکار و کارشناسان خبره برای انجام عملیات تخمین است. این نوع عملکرد باعث افزایش دقت در تخمین‌های ما هم می‌شود.
3- توجه به محدودیت‌هایی که درتخمین ما وجود دارد
اگر محدودیت‌هایی در تخمین کار وجود داشته باشد، خیلی مهمه که اول از همه آنها را بشناسید. شما مجبورید مواردی را که کارفرما توقع دارد، برآورده سازید. کارفرما ممکن است برای پروژه یک بودجه ثابت در نظر بگیرد و به همین علت شما نمی‌توانید بودجه را افزایش دهید. در این مواقع ممکن است شما نیاز به کاهش محدوده کاری (scope) خود به عنوان پیمانکار پیدا کنید. دانستن و توجه به این محدودیت‌ها باعث به وجود آمدن یک تخمین صحیح، کامل و درست از هزینه، زمان و تعادل کیفی می‌شود.
4- درک صحیح از روش‌های مختلف تخمین زدن با استفاده مناسب و به‌جا از آنها
روش‌ها و تکنیک‌های مختلفی برای تخمین زدن وجود دارد که در مواقع نیاز باید از آنها استفاده شود. اگر ممکن باشد شما می توانید از دو یا تعداد بیشتری روش و تکنینک برای تخمین زدن‌های خود استفاده کنید. اگر تخمین‌های به دست آمده از روش های مختلف بسیار به هم نزدیک بود، این نشان دهنده تخمین درست شماست، اما اگر اعدادی که با استفاده از روش‌های مختلف تخمین به دست آوردید با هم متفاوت باشند، نشان دهنده این است که تخمین شما اشتباه است و باید دوباره آنها را بررسی کنید. در بعضی مواقع شما حتی می‌توانید از روش‌های مختلفی برای سومین و چهارمین بار استفاده کرده و اعداد به دست آمده را با دفعات اولیه و ثانویه مقایسه نموده و صحت کار خود را تایید کنید
5- مستند نمودن همه‌ی فرضیات، اسناد و مدارک پروژه
مطمئنا شما نمی‌توانید تمام جزئیات پروژه خود را به یاد بیاورید. پس بسیار واضح است که باید آنها را ثبت کرده و در موقع لزوم از آنها استفاده کنید. هیچ وقت فراموش نکنید که بهترین مغزها هم می‌توانند فراموش کار باشند.
ترجمه توسط آقای مهندس رهام شاهرخ – مدیر پروژه |